Checkin checkout trong khách sạn là gì? Quy trình checkin, checkout khách sạn

“Checkout” trong khách sạn là quá trình mà khách hàng rời khỏi khách sạn và thanh toán các chi phí liên quan đến lưu trú của họ. Trong quá trình này, khách hàng trả tiền cho tất cả các dịch vụ đã sử dụng, như phòng nghỉ, các dịch vụ đi kèm, hoặc bất kỳ chi phí nào khác mà họ có thể đã tạo ra trong thời gian lưu trú.

Checkout thường diễn ra tại quầy tiếp tân của khách sạn, nơi khách hàng trả lại chìa khóa phòng và nhận hóa đơn cuối cùng. Nhân viên tiếp tân sẽ kiểm tra thông tin và số liệu thanh toán trước khi khách hàng rời khách sạn. Quá trình checkout có thể được thực hiện bằng cách thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc các phương tiện thanh toán khác tùy thuộc vào chính sách của khách sạn. Điều này kết thúc chính thức việc lưu trú của khách hàng tại khách sạn.

Các hình thức chekcin phổ biến trong khách sạn

Các hình thức check-in phổ biến tùy thuộc vào sự tiện lợi và công nghệ mà khách sạn sử dụng. Dưới đây là một số hình thức phổ biến:

Front Desk Check-in

Nhân viên lễ tân sẽ đề xuất và giải thích về các dịch vụ và tiện ích có sẵn trong khách sạn như nhà hàng, spa, trung tâm thể dục, hoặc các hoạt động giải trí. Nếu khách có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào hoặc cần thêm thông tin, nhân viên lễ tân sẽ nhiệt tình hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Sau khi xác nhận thông tin và đề xuất các dịch vụ, nhân viên lễ tân sẽ tạo ra một bản ghi chính xác về khách hàng trong hệ thống và chuẩn bị chìa khóa phòng. Chìa khóa thường đi kèm với một thẻ từ hoặc mã QR để mở cửa phòng. Nhân viên lễ tân sẽ giải thích cách sử dụng chìa khóa và chỉ dẫn đường đi đến phòng nếu cần thiết.

Kiosk Check-in

Khi khách hàng lựa chọn sử dụng máy tự động để thực hiện quy trình check-in, họ trải qua một trải nghiệm hiện đại và tự động mà không cần phải đến quầy lễ tân. Thường thì, máy tự động này được đặt ở khu vực đón tiếp hoặc tại lễ tân của khách sạn, tạo ra một điểm tiếp xúc thuận tiện cho khách hàng.

Khách hàng đến gần máy tự động và sẽ thấy giao diện màn hình hiển thị rõ ràng và thân thiện người dùng. Trên màn hình, họ sẽ được hướng dẫn nhập thông tin cá nhân cần thiết như tên, thông tin liên lạc, và thông tin thanh toán. Các trường thông tin này có thể được điền bằng cách sử dụng bàn phím cảm ứng hoặc các phương tiện nhập liệu khác.

Sau khi nhập thông tin, hệ thống sẽ kiểm tra và xác nhận đặt phòng của khách hàng. Nếu mọi thứ đều chính xác, máy tự động sẽ tạo ra chìa khóa phòng, thường thông qua mã QR hoặc một thẻ từ được in ra tại chỗ. Khách hàng có thể lấy chìa khóa này mà không cần phải chờ đợi tại quầy lễ tân.

Check-in trực tuyến trước trên website khách sạn

Khi khách hàng quyết định sử dụng ứng dụng di động hoặc trang web của khách sạn để đăng ký và nhập thông tin trước khi đến, họ mở ra một trải nghiệm linh hoạt và thuận tiện. Quy trình này không chỉ tiết kiệm thời gian cho khách hàng mà còn giúp họ tận hưởng sự tiện lợi của công nghệ di động.

Trước khi đến khách sạn, khách hàng mở ứng dụng di động hoặc trang web của khách sạn trên điện thoại di động hoặc

máy tính cá nhân. Tại đây, họ sẽ đăng nhập vào tài khoản cá nhân hoặc thực hiện quy trình đặt phòng nếu chưa có tài khoản. Sau đó, khách hàng chọn phần check-in trước và nhập thông tin cá nhân cần thiết.

Ứng dụng di động hoặc trang web sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin như tên, địa chỉ, thông tin liên lạc và thông tin thanh toán. Một số khách sạn cũng cung cấp tính năng lưu trữ thông tin thanh toán an toàn để giúp quy trình thanh toán trở nên nhanh chóng hơn trong lần sau.

Sau khi nhập thông tin, khách hàng có thể xem lại và xác nhận đặt phòng của mình. Nếu có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào, chẳng hạn như loại giường, tầng cao, hoặc các yêu cầu đặc biệt khác, họ có thể thêm vào trong quá trình này.

Mobile Check-in

Quy trình này mang lại sự tự do và linh hoạt, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và tận hưởng trải nghiệm độc đáo từ công nghệ di động. Khi đã đăng nhập vào ứng dụng, khách hàng thường sẽ thấy một tùy chọn “Check-in” hoặc “Thực hiện check-in trước”. Sau đó, họ sẽ nhập thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, và thông tin thanh toán. Nếu khách đã lưu trữ thông tin thanh toán trước đó, họ có thể chọn sử dụng lại để đơn giản hóa quá trình thanh toán.

Trong quá trình check-in, khách hàng thường có cơ hội chọn loại phòng, tầng cao, hoặc yêu cầu đặc biệt khác thông qua ứng dụng. Họ có thể xem các thông tin về dịch vụ và tiện ích của khách sạn, đồng thời có thể nhận được thông báo về các ưu đãi hoặc chương trình khuyến mãi đặc biệt.

In-Room Kiosk Check-in 

Một số khách sạn tiên tiến hiện nay cung cấp máy tự động trong phòng, một tính năng độc đáo giúp khách hàng thực hiện quy trình check-in và nhận chìa khóa một cách thuận tiện ngay tại phòng nghỉ của họ. Điều này tạo ra trải nghiệm độc đáo và tiện lợi, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và tránh những thủ tục đánh mất thời gian tại quầy lễ tân.

Khi khách hàng bước vào phòng nghỉ của mình, họ có thể dễ dàng nhận diện máy tự động trong phòng, thường được đặt ở một vị trí tiện lợi như bàn làm việc hoặc khu vực tiếp khách. Màn hình cảm ứng lớn trên máy tự động sẽ hiển thị hướng dẫn rõ ràng cho khách hàng.

Quy trình bắt đầu thông thường bằng việc chọn tùy chọn “Check-in” trên màn hình. Khách hàng sẽ được yêu cầu nhập thông tin cá nhân như tên, thông tin liên lạc và thông tin thanh toán nếu chưa được nhập trước đó. Một số khách sạn cung cấp tính năng lưu trữ thông tin cá nhân an toàn để giúp quá trình check-in diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Express Check-in

Đối với thành viên hội viên hoặc khách quen, các khách sạn thường áp dụng quy trình check-in tối ưu hóa nhằm mang lại trải nghiệm nhanh chóng và thuận lợi. Những khách hàng này thường đã có một mức độ quen thuộc với dịch vụ của khách sạn, do đó, quy trình đặc biệt này được thiết kế để giảm bớt các bước không cần thiết và tăng cường sự thoải mái.

Khi thành viên hội viên hoặc khách quen đến khách sạn, họ thường được nhân viên lễ tân chào đón một cách cá nhân hóa. Thông thường, những thông tin cá nhân như tên, số hội viên, hoặc ưu đãi đã được lưu trữ trong hệ thống. Nhân viên lễ tân có thể sử dụng những thông tin này để tạo ra quy trình check-in tối ưu hóa.

Thay vì phải điền thông tin cá nhân một cách đầy đủ, thành viên hội viên hoặc khách quen có thể được yêu cầu chỉ xác nhận và cập nhật thông tin mới nhất nếu có thay đổi. Đồng thời, nhân viên lễ tân có thể kiểm tra và xác nhận đặt phòng một cách nhanh chóng, mà không cần phải kiểm tra nhiều thông tin chi tiết.

Check-in qua hệ thống thông tin

rong một số khách sạn cao cấp, quy trình check-in được thiết kế để mang lại trải nghiệm tối ưu và độc đáo cho khách hàng, đặc biệt là những khách hàng mong muốn sự riêng tư và thoải mái tối đa. Điều này thường được thực hiện qua cửa sổ phòng hoặc thông qua hệ thống thông tin, tạo ra một trải nghiệm sang trọng và tiện nghi.

Khi khách hàng đặc biệt hoặc đang lưu trú tại các phòng cao cấp, họ có thể được thông báo trước về khả năng thực hiện check-in qua cửa sổ phòng hoặc thông qua hệ thống thông tin trong trường hợp đặc biệt. Trong trường hợp này, khách hàng không cần phải đến quầy lễ tân chính.

Đối với quy trình check-in qua cửa sổ phòng, nhân viên lễ tân sẽ đến trực tiếp tận phòng của khách hàng để thực hiện quy trình đăng ký. Họ sẽ mang theo tất cả các thiết bị cần thiết như máy tính xách tay, hóa đơn, và chìa khóa. Quy trình này mang lại sự thoải mái và riêng tư tối đa cho khách hàng, đồng thời giúp họ tránh xa khỏi những khu vực đông đúc của khách sạn.

Member Group Check-in 

Quy trình này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của các đoàn và mang lại trải nghiệm nhóm tích cực. Trước khi nhóm đến, đội ngũ chăm sóc khách hàng của khách sạn thường liên lạc với người quản lý nhóm hoặc tổ chức hội nghị để đảm bảo rằng mọi chi tiết đã được sắp xếp trước. Các thông tin như số lượng phòng, yêu cầu đặc biệt, và các dịch vụ cần thiết sẽ được xác định trước để giảm thiểu bất kỳ sự cố nào.

Khi nhóm đến, một quầy riêng có thể được thiết lập tại lễ tân để đáp ứng riêng cho nhóm. Điều này giúp tránh xếp hàng và làm giảm thời gian đợi cho các thành viên trong nhóm. Nhóm có thể được chia thành các đợt nhỏ để thực hiện quy trình check-in một cách thuận lợi.

Check-in Internet of Things

Khi khách hàng đến khách sạn, họ có thể tận dụng tính năng check-in thông qua thiết bị di động hoặc các thiết bị thông minh trong phòng. Các ứng dụng di động hoặc trang web của khách sạn thường tích hợp chức năng này, cho phép khách hàng nhập thông tin cá nhân, xác nhận đặt phòng và thậm chí chọn loại phòng mong muốn trước khi đến.

Khi quy trình check-in được hoàn tất, thông tin của khách hàng được truyền đến hệ thống IoT của khách sạn. Các thiết bị thông minh trong phòng như cửa phòng, đèn, và điều hòa nhiệt độ được kết nối với hệ thống này. Công nghệ IoT cho phép khách hàng sử dụng thiết bị di động của mình hoặc một thẻ từ thông minh để mở cửa phòng một cách tự động.

Các hình thức check-in này giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc của khách sạn.

Quy trình checkin, checkout khách sạn mà bạn cần biết

Thường thì mỗi khách sạn và mỗi dịch vụ thì sẽ có một cách checkin checkout khác nhau, dưới đây Hanami sẽ đưa ra một số quy trình cơ bản nhất:

Xem thêm  4 cách xây dựng homestay đơn giản với chi phí thấp cho người ít vốn

Quy trình checkin

Bước	Mô Tả	Chi Tiết
1	Giao diện với khách hàng	Nhân viên tiếp tân chào đón khách, xác định liệu họ đã đặt phòng trước hay chưa, và chấp nhận thông tin liên quan.
2	Xác minh thông tin đặt phòng	Kiểm tra hệ thống để xác nhận thông tin đặt phòng, đảm bảo rằng các chi tiết như loại phòng, thời gian lưu trú, và giá cả là chính xác.
3	Thu thập thông tin cá nhân khách hàng	Yêu cầu khách cung cấp thông tin cá nhân như tên, địa chỉ, số điện thoại, và thông tin thanh toán.
4	Điền biểu mẫu đăng ký	Khách hàng điền vào biểu mẫu đăng ký chứa thông tin cá nhân, yêu cầu đặc biệt, và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.
5	Cung cấp chìa khóa phòng	Sau khi đăng ký hoàn tất, nhân viên cung cấp chìa khóa phòng và giải thích vị trí của phòng nghỉ cùng với các tiện nghi và quy định khác.
6	Hướng dẫn đến phòng	Nhân viên hướng dẫn khách đến phòng, cung cấp thông tin về các dịch vụ và tiện ích trong khách sạn.

Quy trình checkout

Bước	Mô Tả	Chi Tiết
1	Nhắc nhở khách về thời gian check-out	Nhân viên tiếp tân hoặc qua dịch vụ phòng nhắc nhở khách về thời gian check-out và giải thích chính sách về phí trễ.
2	Kiểm tra tình trạng phòng	Nhân viên kiểm tra tình trạng phòng sau khi khách rời đi, ghi chú về bất kỳ hỏng hóc hoặc mất mát nào và cập nhật thông tin trong hệ thống.
3	Thanh toán các chi phí đã sử dụng	Khách hàng đến quầy thanh toán, nơi họ thanh toán các chi phí đã sử dụng như dịch vụ phòng, minibar, và các chi phí khác dựa trên hóa đơn cung cấp.
4	Cung cấp hóa đơn cuối cùng	Nhân viên cung cấp hóa đơn cuối cùng cho khách hàng, chi tiết các chi phí và tổng cộng thanh toán. Hóa đơn có thể được cung cấp in hoặc qua email.
5	Trả lại chìa khóa phòng	Khách hàng trả lại chìa khóa phòng và bất kỳ vật dụng khác mà họ có thể đã nhận được, đồng thời nhân viên kiểm tra trạng thái trả phòng trong hệ thống.
6	Cảm ơn và chào biệt	Nhân viên cảm ơn khách hàng vì đã chọn khách sạn của họ và chúc họ một chuyến đi an toàn. Cung cấp thông tin nếu cần liên lạc sau này.

Quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng khách sạn và chính sách cụ thể của họ. Một số khách sạn cũng có thể cung cấp dịch vụ check-in và check-out trực tuyến để làm giảm thời gian và tăng tính tiện lợi cho khách hàng.

Lễ tân cần lưu ý gì khi thực hiện thủ tục checkin , checkout cho khách hàng

Lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra ấn tượng đầu tiên và cuối cùng cho khách hàng khi họ lưu trú tại khách sạn. Trong quá trình thực hiện thủ tục check-in và check-out, lễ tân cần chú ý đến nhiều khía cạnh để đảm bảo trải nghiệm lưu trú thuận lợi và đáng nhớ cho khách hàng.

Khi thực hiện thủ tục check-in, lễ tân nên chào đón khách hàng với tư duy lịch sự và niềm nở. Việc xác minh thông tin đặt phòng nhanh chóng và chính xác giúp tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng. Lễ tân cần hiểu rõ về chính sách và tiện ích của khách sạn để có thể giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Quá trình thu thập thông tin cá nhân cũng là một phần quan trọng. Lễ tân cần thực hiện nó một cách tận tâm, đảm bảo rằng mọi thông tin được nhập chính xác và an toàn. Trong trường hợp khách có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào, lễ tân nên lắng nghe và cố gắng đáp ứng để tạo ra trải nghiệm độc đáo cho khách hàng.

Khi thực hiện thủ tục check-out, lễ tân cần nhắc nhở khách về thời gian check-out để tránh phí trễ. Việc kiểm tra tình trạng phòng sau khi khách rời đi đảm bảo rằng mọi vấn đề hỏng hóc được ghi chú và giải quyết một cách nhanh chóng.

Một số cụm từ chuyên ngành cho lễ tân

Check-In:

• Check-In Process: Quá trình Check-In.
• Front Desk Check-In: Check-In tại quầy tiếp tân.
• Guest Registration: Đăng ký thông tin khách hàng.
• Room Assignment: Gán phòng cho khách hàng.
• Key Card Issuance: Việc cấp thẻ chìa khóa.
• Welcome Package: Gói chào đón.
• Check-In Time: Thời gian Check-In.

Check-Out:

• Check-Out Process: Quá trình Check-Out.
• Front Desk Check-Out: Check-Out tại quầy tiếp tân.
• Settle the Bill: Thanh toán hóa đơn.
• Final Invoice: Hóa đơn cuối cùng.
• Key Card Return: Trả thẻ chìa khóa.
• Express Check-Out: Check-Out nhanh chóng.
• Late Check-Out: Check-Out muộn.
• Departure Time: Thời gian rời khách sạn.

Các cụm từ này sẽ giúp bạn mô tả và hiểu rõ hơn về các quy trình và hoạt động liên quan đến Check-In và Check-Out trong ngành khách sạn.

Lời Kết

Trong ngành khách sạn, quy trình Check-In và Check-Out do lễ tân thực hiện đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng trải nghiệm lưu trú tích cực cho khách hàng. Quá trình này không chỉ là nơi khách hàng đến và rời đi, mà còn là cơ hội để khách sạn tạo ra ấn tượng tích cực, thể hiện chuyên nghiệp và tận tâm của mình. Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì hãy đón đọc những bài viết sau nữa của Hanami nhé !