Cách quản lý các kênh OTA để bán phòng khách sạn sao cho hiệu quả

Các kênh OTA luôn không ngừng phát triển để bắt kịp với nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng. Đây là một cách marketing hiệu quả, nó khiến các khách hạn có gia tăng lượt đặt phòng. Tuy nhiên , không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách quản lý các kênh OTA hiệu quả. Vậy hãy để Hanami Hotel Danang giới thiệu đến bạn một số cách quản lý các kênh OTA hiệu quả hiên nay nhé.

OTA là gì? 

OTA (viết tắt của Online Travel Agency) là những dịch vụ trực tuyến hay website chuyên bán những sản phẩm liên quan đến du lịch. Nó bao gồm nhiều lĩnh vực như: phòng khách sạn, vé máy  bay, gói du lịch hay các hoạt động vui chơi, cho thuê xe,… OTA là trung gian để kết nối khách du lịch và các nhà cung cấp dịch vụ. Ngày nay, các kênh OTA ngày càng mở rộng các dịch vụ sản phẩm của mình để cung cấp trải nghiệm dịch vụ đầy đủ cho du khách. Xem thêm thông tin về OTA tại đây.

Các bước đăng ký bán phòng qua các kênh OTA

Bước 1: Đăng ký form

Bạn sẽ truy cập vào trang web của các kênh OTA uy tín như: Traveloka, Booking,… Tại các trang web này, khách sạn cần phải điền đầy đủ thông tin như: Tên khách sạn, địa chỉ, email, số điện thoại, ghi chú,…  Sau khi đã hoàn tất các thao tác trên, chỉ cần nhấn vào nút đăng ký phía dưới để đến bước tiếp theo.

Bước 2: Phía kênh OTA sẽ gọi điện xác nhận với bạn

Sau khi bạn gửi form đăng ký thành công, việc tiếp theo sẽ là chờ phản hồi từ các kênh OTA mà bạn đăng ký. Thông thường, họ sẽ gọi điện và gửi mail xác nhận đến bạn. Vậy nên hãy nhớ luôn kiểm trai email phản hồi để không bỏ lỡ email xác minh nhé.

Bước 3: Sử dụng các phần mềm quản lý

Nếu bạn đã hoàn tất hai bước trên, tài khoản đã được tạo thành công. Bạn sẽ được các nhân viên của kênh OTA hướng dẫn cách sử dụng một số phần mềm để quản lý.

Cách quản lý các kênh OTA hiệu quả

Sử dụng Channel Management System (CMS) – Cách quản lý các kênh OTA

Để có thể quản lý việc dặt phòng trên  nhiều kênh OTA là một vấn đề cần cân nhắc, phân chia công việc rõ ràng. Rất ít khách sạn chỉ sử dụng một kênh OTA duy nhất, vì vậy việc quản lý thường tốn rất nhiều thời gian và công sức. Trong khi kết quả lại thường là tình trạng nhận đặt phòng quá tải. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp áp dụng được Channel Management System (CMS) vào để quản lý khách sạn, vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng hơn.

Khi sử dụng CMS, muốn cập nhật thay đổi, bạn không cần phải truy cập từng kênh OTA. Các nhân viên khách sạn chỉ cần vào hệ thống quản lý, đăng nhập, cập nhật duy nhất một lần. Sau này, những thay đổi sự được tự động cập nhật trên kênh toàn bộ những kênh OTA mà bạn sử dụng. Nhờ phương pháp này mà  Bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống quản lý, cập nhật đúng một lần. Những thay đổi sau này sẽ được tự động cập nhật trên các kênh OTA mà bạn sử dụng. Nhờ thế mà khách sạn có thể tiết kiệm được nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian và cũng tránh những sai sót trong quá trình cập nhật.

Sử dụng Property Management System (PMS) – Cách quản lý các kênh OTA

Property Management System  (PMS) là những hệ thống dùng để quản lý khách sạn. Hệ thống này cực kì có ích, điển hình là các lợi ích dưới đây:

• PMS cho phép nhân viên lễ tân có thể sử dụng để nhận đơn, hủy đơn hay điều chỉnh thông tin đặt phòng, check-in, check-out một cách dễ dàng.
• Nhờ PMS mà các phòng ban có một nguồn thông tin liền mạch, từ đó hoạt động trở nên hiệu quả hơn.
• Đặc biệt, những dữ liệu về nhu cầu, dự đoán occupancy rate, chính sách giá của đối thủ cũng được PMS phân tích kì càng. Khách sạn có thể tận dụng những thông tin này để đưa ra quyết định đúng đắn nhất cho việc kinh doanh của mình, sao cho kiếm được lợi nhuận tốt nhất.

Có loại PMS trên thị trường đang được sử dụng hiện nay là: Server-based, Hybrid cloud và Cloud-based. Dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Trong đó, đa số khách sạn tin dùng Cloud-based nhất nhờ sự phát triển công nghệ của nó.

Hiện nay, có rất nhiều giải pháp Cloud-based PMS trên thị trường. Các khách sạn thường sử dụng chúng bởi những đặc điểm sau đây:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi cấp bậc, lứa tuổi.
• Mọi quy mô khách sạn đều có thể sử dụng, không tốn chi phí nào cho lắp đặt cơ sở hạ tầng.
• Khách sạn có thể dễ dàng truy cập quản lý tiến độ từ xa. Các chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt toàn bộ quá trình vận hành dù không phải trực tiếp đến khách sạn.
• Có thể lưu trữ được thông tin và sở thích của khách hàng. Từ đó cá nhân hóa trải nghiệm, giúp khách hàng thỏa mãn hơn khi sử dụng.

Tích hợp CMS và PMS – Cách quản lý các kênh OTA

Đầu tiên, khách hàng sẽ thông qua một trong nhiều kênh OTA của bạn mà đặt phòng. Sau đó, các thay đổi từ OTA sẽ được tự động cập nhật sang CMS. Từ CMS, thông tin đặt phòng được gửi đến PMS.  Cuối cùng, số lượng phòng còn trống sẽ được cập nhật trên các kênh OTA nhờ vào CMS.

Bạn có thể đưa ra một kế hoạch phân phối phòng rõ ràng từ những thông tin cập nhật về số phòng. Nhờ đó mà khách sạn có thể quản lý và tránh việc nhận đặt phòng quá số lượng hay overbooking hoàn toàn.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn quản lý các kênh OTA hiệu quả. Nếu bạn vẫn chưa thể vận hành tốt kênh OTA của mình, hãy thử nghiên cứu và áp dụng những cách trên nhé.