CMS – Hệ thống quản lý kênh bán là gì? Vì sao khách sạn phải có CMS?

Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm quản lý kênh phân phối bán hàng (CMS) đang dần trở nên quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và lưu trú. Nhờ có CMS mà công việc quản lý, vận hành khách sạn trở nên đơn giản và dễ thở hơn. Vậy CMS – Hệ thống quản lý kênh bán là gì? Vì sao khách sạn phải có CMS? Tất cả những câu hỏi này sẽ được Hanami giải đáp qua bài viết dưới đây. Cùng theo dõi nhé!

Hệ thống quản lý bán hàng (CMS – Channel Management System) là gì?

CMS ( Channel Management System) là hệ thống giúp các khách sạn chủ động quản lý việc phân phối giá phòng và tình trạng phòng trống trên nhiều kênh đặt phòng trực tuyến.

Các kênh này có thể khác nhau, bao gồm các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) như Booking.com, Expedia, Agoda; các công cụ tìm kiếm du lịch như Google, Kayak và Trivago; Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) như Amadeus và Sabre; các trang đặt phòng trực tuyến như Airbnb, Tripadvisor và Vrbo; bán buôn du lịch và hơn thế nữa.

Click để xem thêm về GDS tại đây.

Theo chức năng được thiết kế, hệ thống quản lý kênh bán hàng (CMS) sẽ giúp kết nối kho phòng khách sạn của bạn tới nhiều kênh đại lý du lịch online (OTA) hay kênh đặt phòng trực tuyến. Thông thường, nếu quản lý bán hàng theo hướng truyền thống, thủ công sẽ dễ dàng dẫn đến những lỗi như overbooking, sai giá,…

Vì sao khách sạn phải có CMS?

Giảm thiểu tối đa overbooking.

Overbooking trong khách sạn là thuật ngữ trong khách sạn dùng để chỉ tình trạng đặt phòng tăng đột biến, vượt quá tổng số phòng sẵn có và khách sạn không còn phòng phục vụ khách. Overbooking cải thiện hiệu suất đặt phòng, tối đa hóa lợi nhuận cho khách sạn nhưng đồng thời nó cũng ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ và hình ảnh của khách sạn. Xem thêm về Overbooking tại đây.

Overbooking vẫn là mối đe dọa lớn nhất đối với các khách sạn trong việc quản lý hàng tồn kho và phân phối thủ công trên các kênh bán hàng đối tác. Khi một cơ sở kinh doanh có nhiều kênh phân phối và có cùng một kho phòng trên các kênh đó, thì không thể tránh khỏi là cùng một phòng có thể được đặt bởi nhiều khách khác nhau.

Overbooking trên thực tế gây ra rất nhiều thiệt hại cho khách và cơ sở kinh doanh của bạn. Du khách sẽ không trở lại sau khi cảm thấy bị lừa và rất có thể để lại đánh giá tiêu cực trên các trang web như TripAdvisor, Booking.com. CMS lúc này sẽ giúp giảm nguy cơ hoặc loại bỏ hoàn toàn được tình trạng overbooking.

Nắm bắt cơ hội dễ dàng hơn

Khách sạn rất dễ bỏ lỡ cơ hội đặt phòng nếu các kênh không được cập nhật đúng theo thời gian thực. Ví dụ: hãy tưởng tượng một lượt đặt phòng bị hủy và một khách tiềm năng khác đang tìm kiếm chuyến du lịch ngay vào lúc đó. Phòng đó sẽ không còn trống cho đến khi bạn tự cập nhật xong, điều này dẫn đến hụt ngân sách, mất đơn.

Tương tự, để quản lý việc overbooking, một khách sạn có thể chỉ liệt kê một phần kho phòng của họ trên mỗi kênh bán hàng, hạn chế mức độ hiển thị tối đa số phòng. Giải pháp quản lý kênh bán hàng làm giảm nguy cơ bị mất khách do hệ thống phân phối trên các trang web hợp tác được tự động hóa.

Tự động cập nhật thông tin

Khi các cơ sở kinh doanh quản lý việc phân phối theo cách thủ công trên nhiều trang web, họ được yêu cầu cập nhật tỉ mỉ kho hàng và theo dõi lượt đặt phòng nhiều lần trong ngày.

Khi việc phân phối không được cập nhật theo thời gian thực với API, nó sẽ làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi. Một số lỗi phổ biến nhất bao gồm overbooking, lỗi chi tiết đặt chỗ và bỏ sót doanh số bán hàng trực tuyến (ví dụ: tình trạng còn trống đã bị đóng nhầm).

Loại bỏ lỗi chi tiết đặt phòng

Việc quản lý kho phòng theo cách thủ công thường là chuyển thông tin đặt chỗ từ email sang bảng tính excel. Khi chi tiết đặt phòng không được tự động chuyển từ nguồn đặt phòng (OTA) sang hệ thống quản lý đặt phòng hoặc hệ thống quản lý khách sạn (PMS), sẽ có khả năng xảy ra sai sót.

Có thể dễ dàng xảy ra sai sót về tên, ngày tháng, sức chứa phòng, thời gian nhận phòng, loại phòng hoặc các chi tiết khác. Những lỗi đơn giản như thế này có thể ảnh hưởng đến tình trạng còn phòng hiện tại và các yêu cầu đặt phòng trong tương lai. Điều này dễ gây nhầm lẫn cho cả bạn và khách và dẫn đến nguy cơ bị đánh giá kém về dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Vận hành dựa trên số liệu

Quản lý kho phòng theo cách thủ công thường phải đăng nhập vào của một số trang web khác nhau nhiều lần trong ngày. Ngay cả thời gian thực hiện kiểm tra kênh chỉ mất 15 phút thôi cũng có thể mất đến cả tiếng nếu phải thực hiện hai lần một ngày, bảy ngày một tuần, trên nhiều kênh khác nhau.

Sử dụng CMS sẽ loại bỏ được một phần công việc vì nó đã giúp bạn giải quyết bằng pháp tiện lợi hơn khi gói gọn tất cả trong một. Số giờ lao động giảm thiểu hoặc chuyển sang các tác vụ có ích hơn cho hoạt động kinh doanh. Thay vì lo lắng về việc đặt chỗ và tình trạng còn phòng có được cập nhật hay không?, bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như xây dựng chiến lược kinh doanh hay quản lý phân phối.

Người quản lý khách sạn, người quản lý doanh thu và người quản lý phân phối là những người có tính kỷ luật cao, đơn giản vì đó là một phần công việc của họ. Tuy nhiên, một khi công nghệ tự động hóa các quy trình khác nhau, họ có thể dành thời gian để tối ưu hóa chuyên môn, doanh thu và điều hành những việc nhỏ.

Tiếp cận nhiều kênh phân phối hơn

Sử dụng hệ thống quản lý kênh bán tự động, các cơ sở kinh doanh có thể tham gia vào nhiều kênh phân phối hơn và có nhiều dữ liệu hơn để đánh giá trang web nào hoạt động tốt  dựa trên loại hình lưu trú, thông tin khách hàng, vị trí hoặc mô hình đặt phòng.

Nhiều kênh phân phối hơn có nghĩa là tiếp cận được nhiều khách du lịch hơn, điều này rất quan trọng trong mùa thấp điểm và tiếp cận những khách du lịch đang tìm kiếm sản phẩm thích hợp. Bằng cách sử dụng các OTA, ứng dụng tìm kiếm meta, GDS, bán buôn B2B hoặc các trang web đặt phòng lưu trú thích hợp, bạn sẽ đảm bảo rằng mình đang hiển thị với đúng nhóm khách hàng mà khách sạn hướng tới.

Hơn nữa, tùy thuộc vào kết hợp phân phối phòng đa kênh, bạn sẽ hạn chế được các kênh có lợi nhuận thấp tiếp cận kho phòng, hoặc niêm yết các phòng ở các mức giá khác nhau do tính nhạy cảm về giá. Bạn không nên phân phối phòng trên mọi kênh, mà là phân phối phù hợp cho đúng người vào đúng thời điểm.

Tăng trưởng lượt đặt phòng trực tiếp.

Mặc dù hệ thống CMS được sử dụng để kết nối với các đối tác phân phối bên thứ ba nhưng chúng cũng có thể giúp thúc đẩy tăng trưởng đặt phòng trực tiếp. Các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) rất phù hợp trong việc giúp khách sạn tiếp cận với những vị khách mới, tiềm năng.

Họ sẽ giúp bạn mở rộng phạm vi tiếp cận hoặc các chiến thuật tiếp thị thương mại điện tử. Từ đó nỗ lực đó, các OTA sẽ khiến khách du lịch đang tìm tìm thấy các khách sạn đáp ứng mong muốn của họ.

Có thể thấy, CMS là một công cụ rất tuyệt vời trong kinh doanh và quản trị khách hàng. Nếu khách sạn của bạn chưa sử dụng CMS thì đừng ngần ngại nữa, hãy nhanh tay đăng ký và sử dụng. Mong rằng bài viết CMS – Hệ thống quản lý kênh bán là gì? Vì sao khách sạn phải có CMS? của Hanami sẽ giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích về công cụ hữu ích này. Hẹn gặp lại qua các bài viết tiếp theo.