Lễ tân khách sạn là gì? Những điều cần biết về lễ tân khách sạn

Xã hội ngày càng phát triển cùng với đó là nhu cầu của con người ngày càng tăng cao. Vì vậy nghề dịch vụ hiện nay là một trong những xu hướng của giới trẻ và cũng là tiềm năng để phát triển nền kinh tế. Lễ tân khách sạn là một công việc mang tính chất dịch vụ, đòi hỏi nhiều kỹ năng như giao tiếp,..Bên cạnh đó, đây cũng là một công việc có nhiều cơ hội thăng tiến chính vì thế mà thu hút được rất nhiều người. 

Nếu bạn yêu thích công việc giao tiếp với khách hàng và muốn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất tại khách sạn thì hãy cùng Hanami đi tìm hiểu xem lễ tân khách sạn là gì hay những yêu cầu để trở thành một nhân viên lễ tân khách sạn nhé.

Lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân khách sạn là một công việc đầy thách thức nhưng cũng có rất nhiều điều thú vị. Lễ tân khách sạn là thường được biết đến là những cô gái hay chàng trai có ngoại hình ưa nhìn, mặc những bộ trang phục chỉn chu như áo dài, hay đồng phục của khách sạn.

Công việc chính của lễ tân khách sạn là chào đón khách một cách nồng nhiệt và chuyên nghiệp tại sảnh khách sạn, trả lời các cuộc điện thoại để hỗ trợ và tư vấn cho khách về các sản phẩm/dịch vụ trong khách sạn, đồng thời giải đáp các khiếu nại của khách qua điện thoại, người nhận phòng và trả phòng.

Thái độ của nhân viên lễ tân là một điều rất quan trọng, nó quyết định liệu khách hàng có tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty nữa hay không. Không quá khi nói rằng, lễ tân khách sạn là bộ mặt của khách sạn. Nhân viên lễ tân cũng phải có kỹ năng giao tiếp tốt và có thể giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau để phục vụ khách hàng quốc tế.

Lễ tân khách sạn làm những công việc gì?

Để biết thêm về lễ tân khách sạn là gì và những công việc hằng ngày của lễ tân khách sạn để có thể hiểu rõ hơn về tính chất công việc cũng như là xem xét bản thân có hợp hay không thì bạn có thể tham khảo những thông tin mà Hanami cung cấp dưới đây nhé.

Làm thủ tục check in cho khách hàng

Công việc đầu tiên của lễ tân khách sạn là chào đón khách và giải thích về các thủ tục cơ bản cho các hành khách lưu trú tại khách sạn. Nhân viên lễ tân khách sạn có thể quản lý số lượng phòng thông qua danh sách đặt phòng theo thời gian và đảm bảo chất lượng dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng.

Quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn 

Các bước hỗ trợ khách nhận phòng: Chào đón khách một cách nồng nhiệt, lịch sự và chuyên nghiệp.

• Kiểm tra thông tin đặt phòng (nếu khách đã đặt trên website).
• Nếu khách chưa đặt phòng, lễ tân khách sạn sẽ kiểm tra danh sách phòng trống và thông báo trực tiếp cho khách về loại phòng, giá, phương thức thanh toán, tiện nghi có trong phòng,…hay các ưu đãi đặc biệt tại khách sạn
• Cung cấp thông tin về các dịch vụ có sẵn trong khách sạn như nhà hàng, spa, phòng tập thể dục, giặt ủi, bể bơi,…
• Cần có CMND và hộ chiếu khi nhận phòng.
• Gọi và hướng dẫn nhân viên hỗ trợ giao hàng tận phòng cho khách.
• Điều quan trọng là nhập chính xác thông tin chỗ ở của khách.

Giới thiệu về các dịch vụ tại khách sạn

Nhân viên lễ tân khách sạn có nhiệm vụ tư vấn, giới thiệu cho khách các gói dịch vụ nổi bật của khách sạn. Có thể như các dịch vụ tiện ích như massage thư giãn, spa, xông hơi, nhà hàng…và các dịch vụ vận chuyển như cho thuê xe máy, mua sắm đồ lưu niệm…Hầu hết khách hàng khi đến với khách sạn đều là những khách du lịch hoặc khách nước ngoài vì vậy mà những dịch vụ như vậy có thể nói là rất cần thiết đối với khách hàng.

Tuy nhiên lễ tân cần giới thiệu các dịch vụ một cách ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin về dịch vụ. Ngoài ra, cần phải chú ý quan sát, lắng nghe nhu cầu của khách hàng để giới thiệu những dịch vụ phù hợp, tiết kiệm thời gian. Một lưu ý nhỏ là khi giới thiệu dịch vụ cần thể hiện thái độ niềm nở, thân thiện và chuyên nghiệp. Luôn sẵn sàng giải thích ,không tỏ thái độ khi khách hàng thắc mắc về dịch vụ.

Hỗ trợ khách hàng khi đang lưu trú tại khách sạn

• Giới thiệu đến khách hàng những sự kiện lễ hội địa phương, các điểm du lịch, cửa hàng tạp hóa, nhà hàng ngon, hay các địa điểm vui chơi,…
• Giữ chìa khóa cho khách nếu khách gửi
• Nhận yêu cầu báo thức từ khách hàng
• Hỗ trợ lưu trữ tài sản của khách hàng khi nhận được.
• Quản lý các cuộc gọi đến và đi của khách.
• Nhận – Gửi bưu kiện, thư, tin nhắn, fax từ khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu chuyển phòng của khách và các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng.

Làm thủ tục checkout cho khách hàng

Trong quy trình làm việc lễ tân khách sạn, khi khách kết thúc thời gian lưu trú đúng giờ, công việc lễ tân khách sạn sẽ liên hệ với từng bộ phận để lấy phiếu dịch vụ của khách và ghi thông tin vào hồ sơ thanh toán vậy là xong.

Sau đó tiến hành thủ tục trả phòng cho khách như sau: 

• Nhận thẻ/chìa khóa phòng từ khách hàng.
• Kiểm tra phòng: Kiểm tra tình trạng sử dụng minibar, tình trạng các thiết bị gia dụng,…
• Kiểm tra các vật dụng của khách hàng, trả lại nếu có.
• Kiểm tra với khách hàng và xác nhận các dịch vụ họ nhận được trong thời gian lưu trú.
• Thông báo số tiền thanh toán cho khách hàng, thực hiện giao dịch thanh toán và in hóa đơn cho khách hàng.
• Trả lại giấy tờ của khách như CMND hoặc hộ chiếu đúng tên và đúng phòng.
• Hỏi khách về mức độ hài lòng của họ đối với khách sạn.
• Cảm ơn quý khách và tạm biệt.

Một số công việc khác

• Dọn dẹp khu vực lễ tân trước và sau khi kết thúc ca làm việc.
• Tổ chức lưu trú hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công tác lễ tân.
• Cập nhật trạng thái phòng và lưu thông tin khách.
• Hoàn thành báo cáo được giao.
• Lưu các thông tin quan trọng trong ca và các yêu cầu sau này của khách vào sổ bàn giao kinh doanh.
• Viết ra những thông tin cần thiết và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca tiếp theo tham khảo.
• Bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc và tiền mặt cho nhân viên lễ tân vào ca tiếp theo.
• Tham gia các cuộc họp bộ phận, nhận xét và đưa ra phản hồi về tình huống của khách hàng và phản hồi về chất lượng dịch vụ.
• Tham gia đào tạo phát triển chuyên môn.
• Cung cấp hướng dẫn và đào tạo chuyên môn cho nhân viên mới và thực tập sinh theo sự phân công của ban quản lý.

Những yêu cầu để trở thành nhân viên lễ tân khách sạn

Tùy vào tính chất công việc mà người tuyển dụng sẽ có nhiều yêu cầu khác nhau. Đối với lễ tân khách sạn cũng như vậy sẽ có những tiêu chí riêng để lựa chọn ra một nhân viên phù hợp. Vậy thì hãy cùng theo chân Hanami tìm hiểu những yêu cầu để trở thành nhân viên lễ tân khách sạn là gì nhé.

Bằng cấp và kinh nghiệm làm việc

Trên thực tế, các doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến.

Nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên phải có bằng cấp phổ thông hoặc đại học liên quan đến chuyên ngành quản lý khách sạn, quản lý du lịch khách sạn hoặc nghề nghiệp liên quan.

Ngoại hình thường được coi là yếu tố quan trọng trong các công việc  ngành dịch vụ, và lễ tân khách sạn cũng không ngoại lệ. Bởi vì họ là bộ mặt của công ty, đây là lý do tại sao nhà tuyển dụng thường đặt những yêu cầu cao về ngoại hình.

Nhân viên lễ tân khách sạn phải có ngoại hình ưa nhìn, cao ít nhất 1,58 mét đối với nữ và 1,70 mét đối với nam. Lễ tân khách sạn là công việc mà bạn hoàn toàn có thể bắt đầu từ con số 0. Vì vậy, bạn có thể ứng tuyển vào vị trí này ngay cả khi chưa có kinh nghiệm làm việc, khi đó sẽ được đào tạo và hướng dẫn chi tiết về công việc.

Kỹ năng giao tiếp và ngôn ngữ

Kỹ năng giao tiếp luôn được yêu cầu trong hầu hết các ngành dịch vụ. Bởi vì tính chất của công việc này hầu hết chính là làm việc với khách hàng.  Bạn phải tương tác nhiều với khách hàng, nói chuyện với họ và thuyết phục họ.

Và khả năng ngoại ngữ (ít nhất là tiếng Anh) hiện nay được coi là tiêu chí quan trọng khi làm nhân viên lễ tân khách sạn, vì bạn phải giao tiếp với nhiều khách hàng nước ngoài. Không chỉ tiếng anh nếu bạn biết được nhiều thứ tiếng khác như Nhật, Hàn, Trung Quốc,…thì đó chính là lợi thế và điểm cộng của bạn.

Khả năng giải quyết tình huống

Trong quá trình làm việc với khách hàng sẽ có nhiều tình huống khác nhau xảy ra giữa dịch vụ, nhân viên và khách hàng đó là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy bạn phải là người biết cách giải quyết tình huống khéo léo vẹn cả đôi đường để tránh mất lòng của khách hàng. Đây sẽ là một kỹ năng quan trọng đối với nhân viên lễ tân khách sạn.

Chịu được áp lực công việc

Dù bất kể công việc nào thì đều sẽ có những áp lực riêng và công việc lễ tân khách sạn cũng vậy. Công việc này đòi hỏi nhiều sự kết nối với các bộ phận liên quan và đòi hỏi khả năng ứng phó linh hoạt với các vấn đề với khách hàng. Khối lượng công việc cao và việc thỉnh thoảng gặp phải những vị khách khó tính cũng khiến bạn chịu rất nhiều áp lực. Chính vì vậy khi quyết định đến với công việc này thì bạn phải chắc chắn rằng bản thân có đủ sự kiên trì để theo đuổi nó đến cuối cùng.

Biết cách quản lý và sắp xếp thời gian

Nhân viên lễ tân khách sạn phải quản lý số phòng và số lượng đặt phòng của khách hàng trực tiếp hoặc qua đường dây nóng. Vì vậy, nhân viên lễ tân cần có kỹ năng quản lý chung và quản lý lịch trình hợp lý để đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn trôi chảy, tránh gây phiền hà cho khách.

Phát âm chuẩn và giọng dễ nghe

Đây là yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên lễ tân khách sạn. Nếu giọng nói của bạn nhẹ nhàng và dễ nghe, bạn có thể dễ dàng truyền tải rõ ràng và chính xác mọi thứ bạn cung cấp cho khách hàng. Bởi vì khách hàng có thể đến từ mọi miền trên đất nước nếu bạn sử dụng giọng địa phương thì có thể khách hàng sẽ không hiểu và điều này sẽ là rào cản giữa bạn và khách hàng.

Có nên làm lễ tân khách sạn không?

Có nên làm lễ tân khách sạn hay không là câu hỏi phụ thuộc và nhiều yếu tố như sở thích, tính cách, kỹ năng, giọng nói,…Hãy cùng Hanami đi tìm hiểu xem nghề nghiệp này có gì thú vị và những ưu điểm vượt trội hơn so với những ngành nghề khác là gì nhé.

Công việc đa dạng, linh hoạt

Công việc của lễ tân không chỉ giới hạn ở việc trả lời điện thoại, kiểm tra khách ra vào,..Mà nhân viên lễ tân phải có mặt hàng ngày để tiếp nhận và giải đáp mọi vấn đề, khiếu nại hoặc đề xuất từ ​​khách hàng có thể phát sinh liên quan đến chất lượng dịch vụ của khách sạn một cách chuyên nghiệp, có năng lực và hiệu quả nhất.

Ngoài ra, nhân viên lễ tân có thể được khách yêu cầu hỗ trợ các nhiệm vụ khác, chẳng hạn như: đặt chỗ nhà hàng, mua vé du lịch, sắp xếp taxi, sắp xếp chuyến tham quan, …Phạm vi công việc của lễ tân khách sạn rất đa dạng và không giới hạn. Tùy theo nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể học được rất nhiều điều thú vị và hữu ích để sử dụng sau này đấy nhé

Nhiều cơ hội thăng tiến

Lễ tân là một công việc tuyệt vời để bắt đầu sự nghiệp khách sạn của bạn. Đây cũng là ngành có cơ hội thăng tiến khá nhanh và hấp dẫn. Từ lễ tân khi đã phát triển và tích lũy đầy đủ những kỹ năng cần thiết qua nhiều năm và không ngừng học hỏi để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.

Bạn chắc chắn sẽ có cơ hội phát triển lên với vai trò giám sát lễ tân, sau đó là quản lý lễ tân, rồi phó giám đốc, rồi tổng giám đốc bằng cách vượt quá mong muốn của sếp và nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, lễ tân có thể yêu cầu chuyển sang các bộ phận khác của khách sạn nếu bạn muốn và có thể làm tốt được công việc đó

Mở rộng mối quan hệ

Với tính chất công việc tiếp xúc hàng ngày với nhiều khách hàng đến từ các vùng miền khác nhau trong nước và nước ngoài, nhân viên lễ tân mở rộng đáng kể các mối quan hệ xã hội, từ đó tiếp thu nhiều đặc điểm văn hóa, tâm lý khách hàng, rèn luyện kỹ năng giao tiếp ngoại ngữ, và sẽ giúp bạn có cơ hội hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng sử dụng dịch vụ.

Ngoài ra, nhân viên lễ tân khách sạn thường xuyên được các cửa hàng tạp hóa, nhà hàng, cửa hàng lưu niệm, spa… mời đến trải nghiệm, tham quan và giới thiệu sản phẩm của mình cho khách. Đây sẽ là một ưu thế của ngành lễ tân khách sạn.

Mức lương và quyền lợi hấp dẫn

Mức lương phù hợp cho nhân viên lễ tân sẽ được xác định tùy thuộc vào quy mô của khách sạn cũng như loại hình và mức độ làm việc tại chỗ. Nhìn chung, mức lương của nhân viên lễ tân không cao lắm nhưng lại rất hấp dẫn, dao động từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng một tháng.  Ở các khách sạn 1-3 sao, mức lương cho vị trí này là từ 3 triệu đến 4 triệu mỗi tháng.

Ngoài ra, đối với các khách sạn 4-5 sao, mức lương hàng tháng dao động từ 6 triệu đến 7 triệu đồng, tùy thuộc vào nơi bạn ứng tuyển và quy mô của khách sạn. Càng lên chức vụ cao hơn thì lương của bạn sẽ được tăng nhiều hơn

Ngoài mức lương cơ bản và các phúc lợi theo yêu cầu, nhân viên lễ tân còn được nhận thêm phí dịch vụ. Số tiền phí dịch vụ thường khoảng 5-10% tổng phí sử dụng (phí dịch vụ) của khách hàng.

Nhu cầu tuyển dụng cao

Chình vì ngành dịch vụ đang phát triển mạnh, những tòa nhà khách sạn mọc lên như nấm chính vì vậy mà ngành lễ tân khách sạn hiện đang là một trong những nghề được tìm kiếm nhiều nhất, đặc biệt là trên các trang web dành riêng cho khách sạn. Và khi nhu cầu nhiều như thế thì cơ hội bạn trúng tuyển sẽ rất cao đấy nhé.

Học ngành gì để làm lễ tân khách sạn

Trên đây là tất cả những thông tin để giải đáp cho câu hỏi lễ tân khách sạn là gì? Hy vọng với những thông tin trên bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về lễ tân khách sạn, nếu bạn là người yêu thích công việc phục vụ, thích giao tiếp với mọi người và muốn làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thì đừng bỏ qua công việc lễ tân khách sạn nhé