Sales OTA là gì? Vai trò của Sale OTA với khách sạn

Hiện nay, với tốc độ phát triển của ngành du lịch, Sale OTA ngày càng đóng vai trò quan trọng với các khách sạn, homestay. Họi giúp đơn vị bán phòng tốt hơn và doanh thu đạt hiệu quả rõ rệt. Bài viết sau đây Hanami Hotel Danang sẽ giải thích rõ Sale OTA là gì và vai trò của họ quan trọng thế nào với khách sạn.

Sale OTA là gì?

Khái niệm OTA

OTA (viết tắt của Online Travel Agent) là đại lý du lịch kinh doanh trực tuyến, có website cho phép người tiêu dùng đặt các dịch vụ liên quan đến du lịch khác nhau như: phòng khách sạn, tour du lịch, vé máy bay,… Các giao dịch mua bán, thanh toán đều được thực hiện thông qua hình thức trực tuyến. Xem thêm tại đây

Sale OTA là gì?

Bởi vì hiện nay khách hàng rất ưa chuộc việc giao dịch trực tuyến nên các khách sạn cần có Sale OTA. Về cơ bản, công việc này cũng gần giống với các công việc như sale thông thường, tuy nhiên Sale OTA thực hiện công việc trên những trang bán phòng trực tuyến. Sale OTA chịu trách nhiệm bán sản phẩm du lịch như phòng khách sạn, tour du lịch thông qua các kênh OTA.

Họ có nhiệm vụ quản lý và vận hành hệ thống OTA của khách sạn. Đồng thời qua đó tiếp cận, ký hợp đồng với những đối tác OTA mới. Từ đó thúc đẩy và gia tăng doanh số OTA cho khách sạn. Chính vì thế, công nghệ, ngoại ngữ và khả năng nắm bắt xu hướng thị trường rất cần thiết cho một Sale OTA.

Vai trò của Sale OTA

Trực tiếp tham gia và chịu trách nhiệm cho việc bán phòng: Người trực tiếp chịu trách nhiệm và tham gia bán phòng qua các đại lý du lịch hoặc nền tảng bán phòng chính là Sale OTA. Đây chính là vai trò chính, cũng là thứ định hình công việc và bản chất mà một Sale OTA cần có.

Giúp khách sạn tiếp cận nhiều đối tượng khác nhau: Các nhân viên bán hàng OTA có thể giúp các doanh nghiệp kinh doanh du lịch tiếp cận và thu hút nhiều đối tượng hơn bằng cách quảng bá những dịch vụ và sản phẩm khác nhau trên các nền tảng trực tuyến. Điều này cho phép họ tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, những khách hàng chưa biết đến những dịch vụ của khách sạn hoặc khách hàng đã biết đến dịch vụ.

Giúp khách sạn phát triển và mở rộng thị trường: Sale OTA giúp các đơn vị kinh doanh du lịch mở rộng thị trương bằng cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng, giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ chất lượng đến tay khách hàng. Từ đó khách hàng biết đến khách sạn như một đơn vị lưu trú và nếu có nhu cầu đi du lịch có thể họ sẽ nghĩ đến khách sạn đầu tiên và không ngần ngại đặt phòng.

Tăng lợi thế cạnh tranh với đối thủ: Trong ngành du lịch đặc biệt là dịch vụ lưu trú, sự cạnh tranh là rất lớn và không thể nào tránh khỏi. Các nhân viên sale OTA thường là những người có trách nhiệm quảng bá những dịch vụ, sản phẩm của khách sạn tới khách hàng thông qua các hình thức khác nhau: mạng xã hội, marketing khách sạn qua email.

Làm cầu nối giữa khách hàng và khách sạn: Sale OTA cung cấp cho khách hàng những thông tin, hình ảnh, giá cả về phòng của khách sạn. Làm rõ được nhu cầu từ khách hàng để khách sạn có thể chuẩn bị và hỗ trợ tốt nhất. Đây là vai trò mang tính hỗ trợ, nó cũng giúp gia tăng tỷ lệ bán phòng thành công. Sale OTA còn cần phải cân bằng được quyền lợi của khách sạn và trải nghiệm của khách hàng.

Đồng bộ các thông tin về trạng thái đặt phòng: Trên các trang OTA, việc đồng bộ về trạng thái đặt phòng, chính sách giá, khuyến mãi,… là rất cần thiết. Nó giúp khách sạn tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng và tăng tỷ lệ bán phòng thành công.

Quản lý nội dung, hình ảnh trên những kênh OTA: Để khách sạn có thể thu hút được khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên, nội dung và hình ảnh trên những kênh OTA là vô cùng quan trọng. Sale OTA phải quản lý, cập nhật những nội dung đó để thúc đẩy việc bán phòng hiệu quả hơn.

Đề xuất, xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông: Để hình ảnh khách sạn đến gần hơn với khách hàng, các Sale OTA còn là người đề xuất, triển khai kế hoạch khuyến mãi, truyền thông… cho khách sạn. Tuy nhiên, cũng tùy vào khách sạn mà vai trò này có được thực hiện  hay không.

Khi nào thì Sale OTA cần thiết với các khách sạn?

Khi OTA ngày càng phổ biến và có tiềm năng rất lớn trong việc phát triển khách sạn, Sale OTA đã trở thành một bộ phận vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, không phải chủ khách sạn nào cũng sẵn có kiến thức về OTA, vậy khi nào thì Sale OTA cần thiết với các khách sạn?

Khi chủ khách sạn thiếu kiến thức, kinh nghiệm vận hành OTA

Người chủ khách sạn thường chuyên về việc quản trị, không phải ai cũng có những kiến thức chuyên môn về OTA. Vậy nên khi có kế hoạch bán phòng trên các kênh OTA, họ sẽ cần một người thực hiện lĩnh vực này một cách chuyên nghiệp để không có bất kì rủi ro nào phát sinh.

Sự xuất hiện của Sale OTA sẽ giải quyết được các vấn đề về chuyên môn. Giúp cho doanh nghiệp vận hành OTA hiệu quả hơn. Từ đó triển khai việc bán phòng tốt hơn, thu về hiệu quả và chất lượng vượt trội hơn cho doanh nghiệp.

Chủ khách sạn không có thời gian quản lý công việc, vận hành 

Bởi vì khối lượng công việc của một chủ khách sạn là rất nhiều, nên nếu có đủ kiến thức về OTA cũng không đảm bảo có thời gian vận hành nó hiệu quả. Vì thế, các chủ khách sạn sẽ chọn việc thuê Sale OTA để đảm bảo công việc được phân chia hợp lý và thực hiện hiệu quả.

Hơn hết, trong giai đoạn mới vận hành, có một Sale OTA sẽ giúp khách sạn cải thiện hơn nhiều hiệu suất công việc và thúc đẩy việc bán phòng hiệu quả hơn.

Chủ khách sạn không thành thạo công nghệ

Thời đại công nghệ hiện nay ngày càng phát triển, tuy vậy một số khách sạn vẫn còn quen với phương pháp vận hành, quảng bá truyền thống như thông qua giấy tờ, số sách… và chưa sẵn sàng chuyển qua những phương pháp cải tiến, cập nhật hơn. OTA lại ngày một tăng mạnh về khả năng của nó, vì vậy  nếu không có một Sale OTA đảm nhận nhiệm vụ, chủ khách sạn sẽ không thể tiếp cận được với những phương pháp hiện đại, mới mẻ hơn này.

Đồng thời khi có Sale OTA sẽ là dấu hiệu cho thấy được sự bắt đầu thay đổi về cách vận hành của khách sạn, là sự thay đổi, phát triển về mặt tư duy của người quản lý. Đem đến cho khách sạn cách bán phòng hiệu quả hơn.

Tại sao chi phí thuê Sale OTA ngày càng tăng?

Một số khách sạn vẫn chưa thuê Sale OTA bởi chi phí thuê ngày càng tăng cao. Vậy lý do gì khiến chi phí ngày càng tăng như vậy? Có 3 nguyên nhân chính sau đây:

Chi phí cho set up ban đầu 

Để có thể mở bán trên các kênh OTA cũng như được hiển thị trên Google thì Sale OTA cần tạo tài khoản bán phòng trên các kênh OTA. Khoản chi phí này này đã khiến tốn kém một khoản cố định ban đầu, thường do Sale OTA chi trả.

Tuy vào cách vận hành khách sạn mà ảnh hưởng đến việc trang bị máy móc cho Sale OTA. Nếu Sale OTA được thuê như một nhân viên, khách sạn sẽ cần phỉa chi thêm cho phần chuẩn bị thiết bị cho nhân viên làm việc hiệu quả. Sẽ có một sốkhách sạn thống nhất rằng  cần chuẩn bị sẵn máy tính để làm việc. Tuy hiên đơn vị cũng cần bù đắp chi phí máy m óc hao tổn trong quá trình làm việc. Nhìn tổng quan, chi phí này cũng tương ứng chi phí setup ban đầu.

Do vậy, để chi phí này không quá cao, doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận và có sự sắp xếp phù hợp để đảm bảo được chi phí mà doanh thu vẫn như mong muốn.

Chi phí cho nhân viên

Có 2 loại chi phí cho nhân viên: lương cứng tính theo tháng và doanh số tính theo KPI.

Cũng tương tự các Sale khác, lương cứng cho Sale OTA thường không cao và không phải nguồn thu nhập chính. Đây là chi phí tối thiểu mà khách sạn cần trả cho Sale OTA để việc vận hành, đem lại được lượng khách hàng được ổn định và hiệu quả.

Doanh số theo KPI lại là thước đo hấp dẫn khiến các khách sạn cạnh tranh khi muốn tìm kiếm một Sale OTA chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào lượng khách hàng đặt phòng khách sạn mà Sale OTA sẽ nhận lấy % hoa hồng tương ứng, hoặc có thể hoa hồng sẽ được tính theo theo mức đã thống nhất từ trước đó.

Nếu không tính toán và tối ưu được cách trả lương cho nhân viên Sale OTA, sẽ có những trường hợp như thâm hụt ngân sách. Khi phát hiện những vấn đề như vậy, chủ khách sạn cần có những điều chỉnh lại cho phù hợp để chi phí không quá cao.

Chi phí hoa hồng cho OTA

Tùy vào mỗi kênh OTA, công thức và cách thức tính hoa hồng sẽ khác nhau. Chính điều này đã phân tầng được từng nhóm OTA, từ đó thể hiện được sự hấp dẫn và giá trị khi lựa chọn một OTA phù hợp. Chi phí vận hành sẽ dao động từ 3% (Airbnb) hoặc 10 – 15% (Booking, Expedia,…), và có khi lên đến 20% (Traveloka). Các khách sạn có thể tham khảo để đưa ra quyết định đúng đắn. Lưu ý rằng, dù chi phí có thể cao hơn nhưng việc kết hợp với càng nhiều OTA, khách hàng tiềm năng tiếp cận sẽ càng tăng nhiều. Từ đó doanh thu sẽ lại càng tăng.

Do đó, khách sạn cần phải tìm hiểu, lựa chọn được đúng những kênh OTA để triển khai, để tối ưu được khách hàng cho doanh nghiệp của mình.

Khi nào khách sạn không cần Sale OTA?

Tuy Sale OTA đóng vai trò vô cùng quan trọng như bài viết đã nói trên nhưng theo thời gian, khi khách sạn đã quen với việc vận hành OTA thì nhân sự sẽ cần ít hơn trước đó. Bởi hiện nay đã có nhiều giải pháp tự động, đồng bộ hóa hiệu quả và chính xác, nhờ đó việc vận hành OTA được diễn ra suôn sẻ, liền mạch và ổn định.

Bên cạnh đó, không chỉ quan trọng về việc số lượng booking nhiều hay ít, mà chất lượng của nó có phù hợp với mô hình đang kinh doanh hay không. Dưới đây sẽ là những tiêu chí quan trọng để bạn tham khảo nhằm đánh giá được chất lượng của Sale OTA.

Tệp khách hàng mà Sale OTA mang về không phù hợp với mô hình của đơn vị

Mặc dù số lượng khách hàng là rất quan trọng nhưng khi khác tệp, sẽ có độ chênh lệch nhất định về trải nghiệm cũng như khả năng đáp ứng giữa khách sạn và khách hàng. Do đó, nếu tìm đúng tệp, lượng khách hàng đến đơn vị sẽ quan trọng và cần thiết hơn.

Sale OTA không đáp ứng đủ yêu cầu công việc 

Khách sạn sẽ cần được tư vấn về chiến lược kinh doanh, giá cả hay giải pháp để nâng cao hiệu suất bán hàng. Những tình huống đó, Sale OTA cần là người có thể đánh giá, hỗ trợ. Tuy nhiên nếu Sale OTA không đưa ra được những ý kiến phù hợp với doanh nghiệp, dẫn đến nhiều sai sót thì vai trò của Sale OTA ở đây không được đề cao.

Khi một Sale OTA không thể hiện đúng vai trò, hiệu quả đem lại cho khách sạn không được như mong muốn thì khách sạn nên trao đổi lại hoặc tìm kiếm một nhân viên Sale OTA khác phù hợp hơn với mô hình của mình.

Bên cạnh đó, khi vận hành sale OTA, sẽ gặp phải một số hạn chế và rủi ro khác nhau, có thể kể đến như các đơn vị lưu trú khi tham gia vào mạng lưới OTAs đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp cận với một mang lưới khách hàng rộng hơn, tiếp cận được nhiều hơn. Tuyển dụng Sales OTA làm tăng số lượng phòng bán ra và quảng bá thương hiệu tốt hơn. Xem thêm tại đây.

Từ những điều trên bạn cũng có thể thấy rằng Sale OTA rất quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch. Do vậy, để có thể bán phòng trên các kênh OTA hiệu quả nhưng vất tiết kiệm được chi phí, các chủ khách sạn cần trang bị đầy đủ những kiến thức về lĩnh vực này. Sau đó nghiên cứu và lựa chọn một đơn vị OTA uy tín, hoặc một nhân viên Sale OTA phù hợp với giai đoạn hiện tại của doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết trên đây Hanami Hotel Danang đã giúp bạn hiểu hơn Sale OTA là gì và vai trò của họ quan trọng thế nào với khách sạn. Từ đó ứng với mỗi doanh nghiệp cụ thể sẽ có cách sử dụng Sale OTA hợp lý cho riêng mình. Các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về những điều cần biết về OTA trong kinh doanh khách sạn.