Vận hành sales OTA là gì? Những hạn chế cần biết

Như chúng ta đã thấy, Sales OTA đóng vai trò rất quan trọng đối với các cơ sở lưu trú như khách sạn. homestay,… Bên cạnh đó, sales OTA vẫn còn những hạn chế khi vận hành gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của khách sạn.

Trong bài viết này Hanami Hotel Danang sẽ đồng hành cùng bạn để tìm hiểu và giải thích những hạn chế khi vận hành Sales OTA.

Sales OTA là gì?

Hiện nay, với tốc độ phát triển của ngành du lịch, Sales OTA ngày càng đóng vai trò quan trọng với các khách sạn, homestay. Họ giúp đơn vị bán phòng tốt hơn và doanh thu đạt hiệu quả rõ rệt.

Bởi vì hiện nay khách hàng rất ưa chuộc việc giao dịch trực tuyến nên các khách sạn cần có Sale OTA. Về cơ bản, công việc này cũng gần giống với các công việc như sale thông thường, tuy nhiên Sale OTA thực hiện công việc trên những trang bán phòng trực tuyến. Sale OTA chịu trách nhiệm bán sản phẩm du lịch như phòng khách sạn, tour du lịch thông qua các kênh OTA.

Hạn chế khi vận hành Sales OTA

Như đã đề cập, Sales OTA có rất nhiều lợi ích nhưng bên cạnh đó cũng có một số hạn chế sau đây khi đưa vào vận hành.

Đối với người chủ, quản lý khi vận hành sales OTA

Người chủ, người quản lý thường là người chịu trách nhiệm vận hành chính. Nếu sales OTA vận hành không tốt, dù ít hay nhiều cũng sẽ tạo ra những vấn đề không đáng có và ảnh hưởng trực tiếp đến bộ mặt, thương hiệu khách sạn.

Gặp rắc rối trong quản lý phòng và bán phòng

Các đơn vị lưu trú khi tham gia vào mạng lưới OTAs đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp cận với một mang lưới khách hàng rộng hơn, tiếp cận được nhiều hơn. Tuyển dụng Sales OTA làm tăng số lượng phòng bán ra và quảng bá thương hiệu tốt hơn. 

Điều bất tiện ở đây chính là khi người chủ muốn chủ động bán phòng cho khách quen, khách offline,… thì việc phải thông qua sales OTA tìm hiểu tình trạng phòng trống là rất khó. Sự bị động này gây ra các tình huống như phòng không được đồng bộ, dễ gây ra tình trạng overbooking hoặc để sót phòng trống.

Khó khăn trong quản lý tài khoản Extranet

Tài khoản Extranet là thông tin đăng nhập vào các trang OTA, để thông qua đó quản lý việc đặt phòng, điều chỉnh giá bán theo từng thời điểm. Đối với các cơ sở lưu trú, tài khoản Extranet dùng để quản lý các đơn đặt phòng, tình trạng phòng,…

Quản lý tài khoản Extranet thường do các Sale OTAs đảm nhận để linh động trong quản lý tình trạng phòng, bán phòng, điều chỉnh giá phòng. Nhưng khi chủ đơn vị lưu trú muốn kiểm tra thông tin hoặc ngừng hợp tác với Sales OTA thì không phải lúc nào cũng liền mạch và ổn định. 

Khi làm việc chung và giao tài khoản Extranet, các chủ đơn vị lưu trú cũng cần chấp nhận rủi ro khi một số sales OTA không thực hiện đúng như thỏa thuận ban đầu, chậm trả tài khoản, gây khó dễ khi chuyển trả tài khoản. Chính vì vậy, cần phải tìm hiểu kĩ, đưa ra lựa chọn đúng đắn khi muốn hợp tác với các Sales OTA. 

Rủi ro khi quản lý tài khoản Extranet

Như đã nói ở trên, tài khoản Extranet là tài khoản dùng để đăng nhập vào mạng lưới OTA, giúp các đơn vị lưu trú quản lý tình trạng phòng, điều chỉnh giá và xây dựng kế hoạch truyền thông. Một số đơn vị đã có tài khoản từ trước khi hợp tác với Sales OTA nhưng một số thì không. Mặc dù có hay không, việc đầu tiên khi Sales OTA nhận việc chính là kiểm tra tài khoản Extranet vì đó là công cụ giúp họ giao tiếp, làm việc với khách hàng.

Khi giao tài khoản Extranet cho Sales OTA, các cơ sở lưu trú chấp nhận các rủi ro đi kèm, rơi vào tình trạng khó khăn khi yêu cầu hỗ trợ từ Extranet do tính sở hữu, bảo mật tài khoản, email xác thực, số điện thoại xác minh… được cung cấp bởi sales OTA.

Chính vì vậy, mất khá nhiều thời gian để xác thực sở hữu tài khoản Extranet khi các đơn vị lưu trú quyết định dừng làm việc với một sales. Nên tìm hiểu kĩ, cân nhắc việc chọn lựa Sales OTA thích hợp.

Không đồng nhất trong chính sách giá

Vai trò chính của Sales OTA là giúp bán phòng trên các kênh tốt và hiệu quả hơn. Song song bán với hình thức này, nhiều doanh nghiệp lưu trú cũng duy trì việc bán phòng trực tiếp thông qua lượng khách quen, khách đi đường,..

Nếu giữa sales OTA và chủ homestay, khách sạn không nhất quán trong chính sách giá phòng, sẽ xuất hiện hiện tượng chênh lệch giá giữa các nền tảng, ví dụ như: không sử dụng khuyến mãi khi thanh toán, mức giá ở OTA cao hơn… Những tình huống này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và uy tín của cơ sở lưu trú, làm khách hàng không có trải nghiệm tốt khi lưu trú.

Cần thực hiện những mức giá độc quyền, áp dụng cho kênh OTAs. Đây là trường hợp mà chủ các đơn vị lưu trú và Sales OTA chủ động thực hiện, khách hàng tìm hiểu thông tin từ trước. 

Chưa chủ động trong quá trình vận hành Sale OTAs

Khi hợp tác với Sales OTA, những quyết định, điều chỉnh của người chủ homestay, khách sạn sẽ trở nên kém linh hoạt bị động. 

Khi sales OTA quản lý tài khoản Extranet, họ có vị trí quan trọng hơn và sự lệ thuộc vào học ngày một tăng cao. Cho nên, có một số trường hợp, người chủ sẽ nhạy bén, linh động điều chỉnh hoặc thiếu chủ động trong một số tình huống và trở nên lệ thuộc vào Sales OTAs.

Bảo mật thông tin trong vận hành sales OTA

Với thông tin đăng nhập vào tài khoản Extranet, các khách sạn, homestay có nghĩa vụ cung cấp, hỗ trợ Sales OTA tạo tài khoản. Chính vì vậy, các doanh nghiệp này nên có kế hoạch xử lý khi thông tin bị rò rỉ, sử dụng sai tài khoản sai mục đích.

Với thông tin kinh doanh của cơ sở lưu trú như doanh thu, thu chi, lợi nhuận các sales OTA tuy không trực tiếp được biết nhưng họ là nhân tố gián tiếp tạo ra. Đây là thông tin nhạy cản, ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành, hoạt động của doanh nghiệp lưu trú. Vì vậy, để không làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp, tránh làm lộ trong các trường hợp không cần thiết. 

Gián đoạn trong kinh doanh phòng

Việc kinh doanh phòng trên các kênh OTAs cần phải được duy trì liền mạch bởi việc này liên quan trực tiếp đến lượng đặt phòng của đơn vị lưu trú. Chính vì vậy, khi hết hạn hợp tác với Sales OTA, nhiều khách sạn, homestay phải mất một thời gian dài để duy trì sự ổn định trên các kênh OTA.

Khi không có sự có mặt của các sales OTA, lượng booking trên các nền tảng OTA: Booking, Traveloka,… không được diễn ra trơn tru. Kết quả là các phòng đã được booking không được các đơn vị lưu trú xác nhận và chuẩn bị. Việc gián đoạn này sẽ tác động trực tiếp đến doanh thu của khách sạn, homestay. Đối với một số cơ sở, OTA là nguồn thu chính của họ.

Lời kết

Những hạn chế khi vận hành sales OTA chủ yếu đến từ việc quản lý sales OTA không hợp lý, thiếu công cụ hỗ trợ. Vì vậy, Hanami hy vọng bạn sẽ tìm được những người cộng sự ưng ý, cùng nhau hợp tác và thành công. Hẹn gặp lại trong các bài viết tiếp theo.